Mein Beitrag zur 15. NPO-Blogparade: Wissensmanagement in gemeinnützigen Organisationen mit Hilfe von Social Media

Brigitte Reiser fragt in der 15. NPO-Blogparade auf blog.nonprofits-vernetzt.de, wie gemeinnützige Organisationen die kollaborativen Tools und Netzwerke des Internets nutzen können, um Wissen zu generieren, zu vermitteln, zu bewahren und zu pflegen.

Nun, grundsätzlich wie alle anderen Unternehmen und Organisationen auch, seien sie kommerziell oder nicht-kommerziell. Allerdings gibt es einige Unterschiede zwischen dem Non Profit und dem gewinnorientierten Sektor hinsichtlich deren Struktur und Selbstverständnis, was den Umgang mit Wissen beeinflusst.

NPOs zeichnen sich vor allem durch ihre Handelslegitimation aus, da sie einen „Dienst an einer guten Sache“ ausführen und nicht direkt nach Profit arbeiten. Zudem sind NPOs gekennzeichnet durch eine hohe Quote an freiwilligen Mitarbeiten als auch durch die besondere Art der Finanzierung, die durch Spenden, etc. generiert wird. NPOs haben zudem ein sehr vielschichtiges „Publikum“, das sich beispielsweise aus Spendenzahlern, Steuerzahler, Öffentlichkeit etc. zusammensetzen kann. Diese Faktoren beeinflussen den Umgang mit Wissen in der Organisation maßgeblich. So bestehen besondere Herausforderungen beispielsweise im Beziehungsmanagement mit verschiedenen Anspruchsgruppen oder im Lernprozess der ehrenamtlichen Mitarbeiter.

Warum müssen NPOs Ihr Wissen managen?

Auch NPOs stehen wie kommerzielle Unternehmen unter Veränderungsdruck, denn der Wettbewerb untereinander im Rahmen der Globalisierung und gesättigter Märkte nimmt zu. So gehen beispielsweise öffentliche Gelder zurück oder Geldgeber verlangen verstärkt Rechenschaft über den Einsatz der Mittel. Außerdem sind die Ressourcen Zeit, Personal und die Ausstattung mit finanziellen Mitteln begrenzter als in kommerziellen Unternehmen. Gerade im NPO-Sektor spielt Wissensmanagement eine entscheidende Rolle, die Entwicklung der Organisation voranzutreiben und den Aufbau innerer Strukturen und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Somit kann die NPO einen Mehrwert für sich selbst schaffen und auch für die Gesellschaft, auf die deren Dienstleistungen in der Regel gerichtet sind.

In vielen NPOs findet durch eine hohe Mitarbeiter-Fluktuation auch ein großer Wissensabfluss statt. Viele Mitarbeiter sind nur eine kurze Zeit bei einer Organisation, da diese Arbeit meist geringer bezahlt wird oder auf freiwilliger Basis beruht – so geht viel Wissen verloren.

Welche Rolle spielen Social Media?

Social Media können gerade unter diesen Vorraussetzungen sehr gut helfen, da sie meist mit geringen bis gar keinen Kosten verbunden sind, offen und nutzerfreundlich gestaltet sind und viele Menschen partizipieren lassen, was zu einem regen Wissensaustausch führen kann. Darin liegt gerade für NPOs eine große Chance, Menschen zu gewinnen und Wissen zu generieren, da sie oft auf die freiwillige Teilnahme interessierter Menschen angewiesen sind. Zudem liegt es in der Natur vieler Social Media Tools, dass sie Historien automatisch und in Echtzeit abspeichern, was zu einer guten Dokumentation führen kann.

NPOs sind auch meist durch niedrige Hierarchien gekennzeichnet sowie einen hohen Grad an eigenverantwortlichem Handeln der Mitarbeiter, das dem Dienst an der guten Sache gewidmet ist. Somit besteht eine höhere Motivation der Mitarbeiter, sein Wissen mit anderen zu teilen – das ist für die Nutzung von Social Media im Wissensmanagement sehr wichtig.

Einsatzmöglichkeiten

Social Media werden in Organisationen auch immer mehr eingesetzt und zunehmend in den Arbeitsalltag integriert. So nutzt man verschiedene Social Networks oder Communities, um sich auszutauschen, man holt sich Wissen von Wikipedia oder Blogs oder stellt selbst Beiträge online und verlinkt oder tagged diese. Für das Wissensmanagement ist die Integration von Social Media Tools in den Workflow die beste Vorraussetzung, denn dadurch können interessante Synergien genutzt werden, da sowohl bei NPOs, als auch bei Social Media das Beziehungsmanagement einen elementaren Bestandteil darstellt. Wird dies auf die öffentliche Ebene des Internets übertragen, ergeben sich viele Vorteile von fast allein.

NPOs können Social Media  für die Wissensarbeit zum Beispiel nutzen, um online in Social Networks ihre Beziehungen zu ihren Anspruchsgruppen zu pflegen und somit weitere Kreise zu ziehen oder auch neue Kontakte zu generieren. Damit können sie ihre eigenen Ressourcen optimieren, weil kaum Geld dafür aufgebracht werden muss. Zudem können Social Media intern und extern für die Wissensdokumentation und Erstellung eingesetzt werden.

Blogs können für das Wissensmanagement vor allem als Fachblogs eingesetzt werden, die das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter nach außen tragen und die NPO sich so als Experte positionieren kann. Es ist eine Art Protokoll des lauten Denkens und dient der Wissensentwicklung. Blogs können auch als ein Instrument der internen Kommunikation verwendet werden, wie für Newsletter, wenn die NPO beispielsweise mehrere Standorte hält.

Auch Wikis spielen eine wichtige Rolle. Generell sind Wikis auch überall dort interessant, wo es um die Dokumentation von Wissen geht und die Koordination von Projekten. Wikis beinhalten Suchfunktionen, die Nutzer können Links und Tags setzen, publizieren, RSS einbauen und das Wiki um Applikationen erweitern sowie Dateien, Bilder oder Videos hinzufügen. Zudem ist es ein weiterer großer Vorteil, dass man über Wikis auch kommunizieren kann, da sie i.d.R. Diskussionsforen oder Chats beinhalten. Durch die Zusammenarbeit entsteht ein großer Zeitspareffekt, da man weniger Zeit mit Suchen der letzten Korrespondenz oder einzelner Dokumente verbringen muss. Für NPOs können Wikis neben der internen Organsiation auch sehr gut als öffentliche Wissensdatenbanken fungieren.


Fazit

Bei allen Tools und Untersuchungen über NPOs, Social Media und Wissensmanagement – der Schlüssel ist der Mensch selbst. Er muss Interesse und Spaß daran haben, zu kommunizieren und sein Wissen mit anderen zu teilen.

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